Más de 130 personas asistieron, este 19 de julio, en el Archivo Nacional (AN), al Seminario “Archivos, ciudadanía y modernización del Estado”, quienes analizaron desde diversas perspectivas el papel de los archivos en la accesibilidad a la información y la modernización del Estado.

La directora del AN, Emma De Ramón, explicó que la institución se encuentra en un momento crucial, en el cual debe asumir los desafíos de la era digital, una labor que debe estar acompañada de un marco legislativo y normativo apropiado a los tiempos. 

En este marco, el encuentro comenzó con la presentación del “Proyecto de Implementación Sistema de Transferencia, Conservación y Disponibilización de Documentos Digitales al Archivo Nacional”, por Hernán Cabrera y Pilar Díaz, coordinador y archivera, respectivamente.

Cabrera expuso que el proyecto es un cambio cultural y de aprendizaje, en las instituciones públicas, que claramente no se resolverá en el período de su implementación, entre 2018 y 2020. El gran tema de fondo –señaló– es el acceso a la ciudadanía de la información producida digitalmente: “No es sólo la transferencia de los documentos sino como los dejo disponibles”.

En tanto, Pilar Díaz, archivera del proyecto, abordó las complejidades archivísticas que supone la iniciativa, explicando sus tres líneas de acción: normativa, en cuanto a la elaboración de una normativa archivística que regule la clasificación, valoración y transferencia de documentos hacia el AN; tecnológica, que abordará un plan informático que guíe el despliegue tecnológico, y de fortalecimiento, que consiste en entregar un portal web orientado a la difusión de los contenidos que permitan habilitar a los responsables de la transferencia documental de los diferentes servicios públicos en los aspectos metodológicos y normativos que regulará la transferencia documental.
“Un repositorio digital no es un archivo digital. La transformación digital es cambiar de soporte, y esto es complejo, implica cambios culturales. Es un desafío mayor”, explicó Díaz.

Conversatorio: acceso a la información y ciudadanía

Patricia Huenuqueo, coodinadora de la Unidad de Transferencias Documentales del AN, abrió el panel de conversación advirtiendo que “no hay ningún proceso del Estado que no necesite de la gestión documental”, por lo que el presente proyecto afectará directamente en las actuales iniciativas de modernización del Estado.

Para Roxana Donoso, jefa Departamento de Gestión Documental de la ‎Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF), es importante “capitalizar la experiencia archivística que existe, y otorgar un apalancamiento jurídico a estos procesos”. 

Colombina Schaeffer, subdirectora de la Fundación Ciudadano Inteligente, planteó la necesidad de la “co-creación de políticas públicas desde el comienzo” y, en este sentido, generar comunidades en torno al uso de los archivos.

Para Lucas Sierra, subdirector del Centro de Estudios Públicos (CEP), existe actualmente una atomización, fragmentación de la información en el Estado, sugiriendo contar una unidad que piense el conjunto de la administración pública: “Un ministerio que mire los servicios del Estado como un sistema”.

Al respecto, Rodrigo Trujillo, asesor de Política Digital de la Secretaría General de la Presidencia, expuso que ya se han dado pasos con la formalización del Gobierno Digital, explicando que la transformación digital va más allá de los cambios tecnológicos, sino que se trata de “cómo hacer los procesos, cómo mejorar el manejo de la información”.

Trujillo manifestó que en esta tarea de modernización trabajan varias entidades del Estado y que la finalidad es siempre la ciudadanía.

Precisamente María Jaraquemada, directora de Incidencia de Espacio Público, aseveró que en materia de la transparencia –tema eje de su organización– el papel de los archivos es relevante, por lo que significa para la gestión de la información en términos históricos, de las decisiones públicas y de la lucha contra la corrupción. Asimismo, precisó la necesitar de integrar a los municipios en estas iniciativas de modernización, ya que son las instituciones que tienen mayor relación directa con los ciudadanos.

Finalmente, todos los panelistas coincidieron que el proyecto de transferencia de documentos electrónicos era un primer paso en los esfuerzos de modernización del Estado, una iniciativa que sin duda plantea grandes y complejos desafíos para la administración pública.